La possibilitat de presentar-vos per telèfon és l’element més important de la comunicació empresarial, l’absència del qual provoca dificultats de comunicació en les negociacions amb socis comercials. Els psicòlegs recomanen fermament adquirir aquesta habilitat, ja que l’interlocutor treu una conclusió sobre el prestigi de l’empresa i la competència dels seus especialistes en els primers segons d’una conversa telefònica.
Instruccions
Pas 1
El procediment d’enviament per telèfon es regeix per les regles d’etiqueta i s’ha de treballar gairebé fins a l’automatisme. En la comunicació empresarial, és habitual indicar el vostre estat. Per fer-ho, responent una trucada telefònica, heu de posar nom a la vostra professió o càrrec i a l’organització en què treballeu. A continuació, us heu de presentar com és habitual a la vostra campanya: per nom i patronímic o per nom i cognom.
Pas 2
Sigues extremadament educat i correcte. En comunicar-vos per telèfon, tant la vostra postura com l’entonació són importants. Segueix un ritme no massa ràpid. El discurs ràpid pot causar una impressió equivocada a l’interlocutor, que decideix que està nerviós o no està segur de si mateix o que s’amaga alguna cosa. Per entendre la claredat amb què parles per telèfon, grava la conversa amb un dictàfon i escolta.
Pas 3
Quan us presenteu al telèfon, intenteu parlar amb una veu més baixa de l’habitual. Aquesta tècnica fa una bona impressió, et fa més seriós i impressionant. Parla més fort, però no aixequis la veu. És dolent si el vostre interlocutor es veu obligat a esforçar-se per escoltar-lo. Vigileu la respiració: inflar sorollosament al tub és, com a mínim, lleig. Per respirar fàcilment, estirar-se a la cadira i mantenir l'esquena recta.
Pas 4
Si voleu donar més confiança a la vostra veu, parleu per telèfon mentre esteu de peu. D’aquesta manera, et sentiràs superior i això afectarà el timbre de la teva veu. A més, la parla en posició de peu sol ser més clara, intel·ligible i sonora.
Pas 5
Després de presentar-vos a vosaltres mateixos i de presentar-vos el vostre interlocutor, proveu de referir-vos-hi amb més freqüència pel seu nom i patronímic. Aquest senzill truc sempre és atractiu.
Pas 6
En el transcurs d’una conversa, seguiu les regles generals de les converses telefòniques: expresseu els pensaments amb claredat, concisió, precisió i educació. Si truqueu, prepareu-vos amb antelació per a la conversa. Si responeu a una trucada, escolteu atentament i torneu a preguntar tots els moments incomprensibles: així estalvieu temps per a vosaltres i per a l'interlocutor.
